NEKAJ OPROBLEMU
Ste se že kdaj vprašali kako poceniti in pospešiti postopek priprave in izpeljave razpisov za podeljevanje sredstev in sofinanciranje?
Ali veste koliko ur človeškega dela porabite za prepis zbranih podatkov v elektronsko obliko? In koliko je pri tem napak človeške narave? Koliko časa porabite za zavrnitev prijav, ki sploh ne bi smele priti do vas?
Kako postopek napraviti vam in prijaviteljem bolj prijazen, pregleden in enostaven za uporabo?
Racionalizacija postopka
- hitrejša izvedba razpisov in znižanje stroškov izvedbe razpisa,
- razbremenitev sodelavcev in zmanjšanje delovnih ur,
- minimalizirana možnost napak na podlagi avtomatskega samo-preverjanja,
- avtomatična izdelava ocenjevalnih listov, rezultatov, sklepov, pogodb, itd.,
- transparentnost – celotna zgodovina podeljevanja sredstev na enem mestu,
- podatki pripravljeni za statistično analizo (izvoz podatkov po vseh parametrih),
- omogoča obrazložitev posamezne ocene*,
- usklajeno z ZUP, ZEPEP in ZIPro.
REŠITEV
Spletna aplikacija E-razpisi omogoča
- celoten postopek izpeljan prek spleta (možnost 100% e-postopka na podlagi elektronskih podpisov),
- s prijavo so podatki že pripravljeni za obdelavo,
- filtri lahko samodejno zaustavijo nepravilne in neustrezne prijave,
- izvoz podatkov v vse računovodske programe,
- elektronski razpis je prijazen do prijavitelja in podeljevalca sredstev,
- omogoča prilagajanje vsakemu razpisu
Merljive koristi uporabnikov
Izhodišča:
- Analiza je narejena na podlagi več izvedenih razpisov
- Vrednosti so normalizirane na 1000 prijav
Koristi:
| Delovni čas (v urah) | Star način izvajanja | Izvedba z E-razpisi |
| Potreben čas za prepisovanje vlog | 270 | 0 |
| Potreben čas za prepisovanje vlog | 36 | 0 |
| Čas potreben za preverjanje vsebinskih napak | 87 | 0 |
| Prihranek časa potrebnega za ocenjevanje vlog | 0 | 82 |
| Prihranek časa za pripravo sklepov, pozivov, dopolnitev, pogodb … | 0 | 47 |
| Skupaj prihranjen čas za izvedbo razpisa | 522 ur | |
| Povečanje kvalitete izvajanja razpisa (v napakah oz. pritožbah) | Star način izvajanja | Izvedba z E-Razpisi |
| Napake pri prepisovanju | 39 | 0 |
| Zavrnjene vloge zaradi vsebinskih in administrativnih napak | 53 | 0 |
| Pritožbe zaradi administrativnih napak | 27 | 0 |
| Skupaj | 119 napak | 0 |
Nekaj izkušenj uporabnikov
JSKD
Aplikacija za prijavo na razpise za sofinanciranje Javnega sklada RS za kulturne dejavnosti (JSKD) bistveno prispeva k poenostavitvi postopkov tako za prijavitelje, kot za administrativno službo JSKD. Prijaviteljem omogoča bolj pregledno izpolnjevanje prijavnih obrazcev, jih opozarja na vnesene napake ter jim omogoča arhiv vseh vlog, ki so jih oddali na naše razpise ter na njih vezanih dokumentov. Število vlog, ki so bile zavrnjene zaradi neprimerne finančne konstrukcije se je izničilo, enako velja za zavržene vloge, ki so jih do sedaj lahko vlagale tudi neupravičene osebe. Zaradi elektronskih prijav ni več potrebno obsežno vnašanje podatkov iz natisnjenih vlog v elektronske preglednice, člani komisij lahko dobijo vloge v ocenjevanje v elektronski obliki. Izdajanje dokumentov je enostavno ter praktično ne dopušča možnosti napake. Izvajalci aplikacije so pokazali posluh za specifike naših razpisov ter aplikacijo prilagodili našim potrebam.
Marjeta Turk, pomočnica direktorja JSKD
Javni sklad RS za kulturne dejavnosti
URSM
Informacijska podpora izvajanja javnega poziva za sofinanciranje mladinskega dela in statusa v javnem interesu se je v teh letih izkazala kot učinkovita podpora na več področjih dela Urada. Pomembno je zmanjšan obseg administrativnega dela, saj je odpadel celoten vnos podatkov o prijaviteljih, ki je zdaj opravljen s strani vlagateljev v fazi prijave. Faza ocenjevanja omogoča sočasno delo, analiza rezultatov na ravni članov komisije je takojšnja in omogoča izvajanje kontrol, analiza končnih rezultatov je takojšnja. Delo glavne pisarne je prav tako veliko hitrejše, zmanjšana sta obseg dela za pripravo odločb in pripravo pogodb, podatki se uvažajo, pri izpisih je možnosti napak pomembno zmanjšana. Izkušnje URSM pri poslovanju s pogodbenim izvajalcem Positivo označujemo kot dobre, gre za odzivnega partnerja, odprte zadeve rešuje v roku istega delovnega dne; na razvojnem področju smo z njihove strani deležni predlogov, ki delo aplikacije izboljšujejo.
Aleš Ojsteršek, podsekretar
Ministrstvo za izobraževanje, znanost, kulturo in šport
Urad RS za mladino
Aplikacija za prijavo na javne razpise Javne agencije za knjigo Republike Slovenije se je od uvedbe v letu 2013 izkazala kot smiselna nadgradnja pri izvajanju razpisnih postopkov. Predvsem je v pomembni meri olajšala administrativno delo in prepisovanje podatkov skrbnikom razpisov, ob tem pa aplikacija omogoča tudi izvoz določenih podatkov za potrebe analitične obdelave. Z delovanjem aplikacije so zadovoljni tudi naši uporabniki, zlasti ker so med vnosom podatkov sproti opozorjeni na izpuščene vnose. Eden od pozitivnih učinkov je tako tudi manjše število nepopolnih vlog, s tem pa se skrajšajo razpisni postopki. Člani strokovnih komisij lahko v aplikaciji pregledujejo celotne vloge ter oddajajo svoje točkovne in opisne ocene. Izvajalci aplikacijo sproti prilagajajo našim dodatnim potrebam in zahtevam ter nudijo ustrezno in pravočasno podporo notranjim ter zunanjim uporabnikom.
Aleš Novak, direktor javne agencije za knjigo RS
Vse reference
Aplikacija že uspešno deluje na Uradu RS za mladino, Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport, Javnem Skladu za Kulturne Dejavnosti RS, Mestni občini Ljubljana, Mestni občini Maribor, Občini Idrija, Občini Ajdovščina, Občini Postojna, Javnem skladu malega gospodarstva Goriške ter Javni agenciji za knjigo RS, in je usklajena z ZUP-om, ZIPRS-jem, ZEPEP-jem in omogoča izvažanje podatkov v MF-ERAC in SPIS ali druge dokumentne in računovodske aplikacije.
