INFOS ÜBER DAS PROBLEM
Haben Sie sich jemals gefragt, wie man die Kosten für Ausschreibungen reduzieren und die Vorbereitungs- und Umsetzungsverfahren von Ausschreibungen zur Gewährung von Mitteln und Kofinanzierung beschleunigen kann?
Wissen Sie, wie viele Stunden menschlicher Arbeit Sie aufwenden, um die gesammelten Daten in ein elektronisches Format zu übertragen? Und wie viele Fehler dabei vorkommen? Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Bewerbungen abzulehnen, die nicht einmal zu Ihnen gelangen sollten?
Wie kann das Verfahren für Sie und die Bewerber benutzerfreundlicher, transparenter und anwendbarer sein?
Rationalisierung des Verfahrens
- schnellere Ausführung von Ausschreibungen und Reduzierung der Kosten für die Ausführung von Ausschreibungen,
- Entlastung der Mitarbeiter und Verkürzung der Arbeitszeit,
- minimierte Fehlermöglichkeit basierend auf automatischer Selbstprüfung,
- automatische Erstellung von Bewertungsbögen, Ergebnissen, Entscheidungen, Verträgen usw.,
- Transparenz – die komplette Geschichte der Gewährung von Mitteln an einem Ort,
- Daten, die für die statistische Analyse vorbereitet sein (Export von Daten nach allen Parametern),
- bietet eine Erklärung für jede Bewertung*,
- harmonisiert mit ZUP, ZEPEP und ZIPro.
LÖSUNG
Die Online-App E-Vergaben ermöglicht,
- dass das gesamte Verfahren online (100% E-Verfahren basierend auf elektronischen Signaturen) durchgeführt wird
- mit der Anmeldung sind die Daten für die Verarbeitung schon vorbereitet,
- die Filter können falsche und unangemessene Bewerbungen automatisch ausfiltern,
- Export von Daten in alle Buchhaltungsprogramme,
- die elektronische Ausschreibung ist für den Antragsteller sowie für die Mittelgeber benutzerfreundlich,
- ermöglicht die Anpassung an jede Ausschreibung
Messbare Nutzervorteile
Ausgangspunkte:
- die Analyse erfolgte auf der Grundlage mehrerer durchgeführten Ausschreibungen
- die Werte wurden auf 1000 Bewerbungen normalisiert
Vorteile:
| Arbeitszeit (in Stunden) | Vorige Methode der Umsetzung | Umsetzung mit E-Vergaben |
| Zeitbedarf zum Abschreiben von Anträgen | 270 | 0 |
| Zeitbedarf zum Abschreiben von Anträgen | 36 | 0 |
| Zeitbedarf zum Überprüfen der Inhaltsfehler | 87 | 0 |
| Zeitersparnis für die Bewertung von Anträgen | 0 | 82 |
| Zeitersparnis für die Erstellung von Entscheidungen, Aufrufen, Ergänzungen, Verträgen … | 0 | 47 |
| Gesamte Zeitersparnis für die Umsetzung der Ausschreibung | 522 Stunden | |
| Verbesserung der Ausschreibungsqualität (in Hinsicht auf Fehler oder Beschwerden) | Vorige Methode der Umsetzung | Umsetzung mit E-Vergaben |
| Fehler beim Abschreiben | 39 | 0 |
| Abgelehnte Anträge aufgrund von inhaltlichen und administrativen Fehlern | 53 | 0 |
| Beschwerden über Verwaltungsfehler | 27 | 0 |
| Insgesamt | 119 Fehler | 0 |
Einige Benutzererfahrungen
JSKD Die App für die Bewerbung auf die Kofinanzierungsausschreibungen des Öffentlichen Fonds der Republik Slowenien für kulturelle Aktivitäten (JSKD) trägt erheblich zur Vereinfachung der Verfahren sowohl für Antragsteller als auch für den Verwaltungsdienst der JSKD bei. Sie ermöglicht den Antragstellern, die Antragsformulare transparenter auszufüllen, macht sie auf die eingegebenen Fehler aufmerksam und stellt ihnen ein Archiv für alle Anträge, die sie für unsere Ausschreibungen eingereicht haben und alle zugehörigen Dokumente, zur Verfügung. Die Anzahl der Anträge, die aufgrund eines unangemessenen finanziellen Aufbaus abgelehnt wurden, wurde annulliert. Gleiches gilt für abgelehnte Anträge, die bisher von nichtberechtigten Personen eingereicht wurden. Elektronische Bewerbungen erfordern keine umfangreiche Dateneingabe von gedruckten Anträgen in elektronische Tabellen und die Kommissionsmitglieder können Anträge auf Bewertung in elektronischer Form erhalten. Das Ausstellen von Dokumenten ist einfach und praktisch fehlerfrei. Die Betreiber der App waren offen für die Besonderheiten unserer Ausschreibungen und haben die App an unsere Bedürfnisse angepasst.
Marjeta Turk, stellvertretende Direktorin des Fonds JSKD Öffentlicher Fonds der Republik Slowenien für kulturelle Aktivitäten
URSM Die EDV-Unterstützung für die Umsetzung von öffentlichen Ausschreibungen zur Kofinanzierung der Jugendarbeit und des Status im öffentlichen Interesse hat sich in diesen Jahren in mehreren Bereichen hinsichtlich der Arbeit des Amtes als wirksame Unterstützung erwiesen. Das Volumen an administrativen Arbeiten hat sich erheblich reduziert, da die gesamte Eingabe der Bewerberdaten, die jetzt direkt von den Bewerbern in der Bewerbungsphase ausgeführt wird, entfällt. Die Bewertungsphase ermöglicht die gleichzeitige Arbeit, die Analyse der Ergebnisse auf der Ebene der Kommissionsmitglieder erfolgt sofort und ermöglicht die Durchführung von Kontrollen. Die Arbeit des Hauptbüros verläuft auch viel schneller, der Arbeitsaufwand für die Vorbereitung von Entscheidungen und die Vorbereitung von Verträgen wird geringer, die Daten werden importiert und die Fehlermöglichkeiten bei den Auszügen sind viel kleiner. Die Erfahrung der URSM bei der Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer Positivo wird als gut empfunden. Positivo ist ein reaktionsfähiger Partner, der offene Fälle innerhalb desselben Geschäftstages löst; im Bereich der Entwicklung erhalten wir von ihnen Vorschläge, die die Arbeit mit der App verbessern.
Aleš Ojsteršek, Untersekretär des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft, Kultur und Sport der Republik Slowenien für Jugend
Öffentliche Buchagentur der RS
Die Vergabe-App für die Bewerbung auf die öffentlichen Ausschreibungen der Öffentlichen Buchagentur der RS hat sich seit ihrer Einführung im Jahr 2013 als angemessene Verbesserung bei der Umsetzung der Ausschreibungsverfahren erwiesen. Dadurch wurden vor allem die administrative Arbeit und das Abschreiben von Daten seitens der Verwalter von Ausschreibungen erleichtert und die App ermöglicht auch die Ausfuhr bestimmter Daten zum Zwecke der analytischen Verarbeitung. Mit der Leistung der App sind auch unsere Benutzer zufrieden, zumal sie während der Dateneingabe ständig auf die ausgelassenen Einträge aufmerksam gemacht werden. Einer der positiven Effekte ist die geringere Anzahl unvollständiger Anträge, was das Ausschreibungsverfahren verkürzt. Die Mitglieder der fachlichen Kommissionen können in der App den vollständigen Antrag prüfen und ihre Punkt- und Beschreibungsbewertungen einreichen. Die Betreiber passen die App an unsere zusätzlichen Bedürfnisse und Anforderungen an und bieten internen und externen Benutzern angemessene und zeitnahe Unterstützung.
Aleš Novak, Direktor der Öffentlichen Buchagentur der RS
Alle Referenzen
Die App wird bereits erfolgreich vom Amt der RS für Jugend, Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Sport, Öffentlichen Fonds für kulturelle Aktivitäten der RS, von der Stadtgemeinde Ljubljana, der Stadtgemeinde Maribor, der Gemeinde Idrija, der Gemeinde Ajdovščina, der Gemeinde Postojna, vom Öffentlichen Amt für Kleinunternehmen der Region Goriška und von der Öffentlichen Buchagentur der RS genutzt. Sie entspricht den Gesetzen ZUP, ZIPRS, ZEPEP und ermöglicht den Export von Daten in die MF-ERAC und SPIS oder in andere Dokumenten- und Buchhaltungsanwendungen.
